E-Mails

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Mit dem Einzug des Internets auch in private Haushalte hat sich eine neue Form der Kommunikation durchgesetzt. War früher der Austausch von Nachrichten nur über Briefe und Karten durch die Post möglich, hat sich heute die elektronische Post, die E-Mail, durchgesetzt, die jeder nutzen kann, der über einen Computer und eine Internetverbindung verfügt. E-Mails haben den großen Vorteil, dass sie schnell und einfach zu schreiben sind, kostenlos verschickt werden können, und ohne Zeitverlust beim Empfänger eintreffen.

Die meisten Internet-Provider stellen ihren Kunden eine oder mehrere kostenlose E-Mail-Adressen zur Verfügung. Weitere Adressen kann man sich entweder für einen Zusatzbeitrag oder bei anderen Anbietern besorgen. Dazu genügt in der Regel die Einrichtung eines E-Mail-Kontos auf der entsprechenden Webseite. Eine Adresse besteht aus zwei Teilen, damit sie eindeutig identifizierbar ist. Der hintere Teil ist der Domain-Name, der vordere Teil ist frei wählbar und kann nach persönlichen Wünschen gestaltet werden. Beide Teile werden grundsätzlich durch das @-Zeichen, den sogenannten Klammeraffen, voneinander getrennt.

E-Mails können auf dem heimischen Computer bei bestehender Internetverbindung über ein E-Mail-Programm abgerufen werden. In den meisten Betriebssystemen ist ein solches Programm – meist in abgespeckter Form – bereits enthalten, so zum Beispiel bei Microsoft Outlook Express beziehungsweise die in das Office-Paket eingebundene Vollversion von Outlook. Auch einige Internetbrowser bieten solche Programme an, das bekannteste ist der Thunderbird von Mozilla, der durch Add-ons an die Ansprüche des Nutzers angepasst werden kann. Je nach Ausstattung kann man in den E-Mail-Programmen verschiedene Ordner einrichten, Filterprogramme erstellen, die die empfangenen E-Mails in die gewünschten Ordner verschieben oder Optionen auswählen, die Spam-Mails aussortieren und löschen.

Auch an fremden Rechnern hat der User Zugriff auf seine E-Mails, indem er die Seite seines Anbieters aufruft und seine Daten eingibt. Diese Form des E-Mail-Verkehrs wird Webmail genannt. Je nach Größe des Postfachs können hier ebenfalls Ordner eingerichtet und E-Mails archiviert werden. Mehr zum Thema E-Mail und weiteren Internetgrundlagen lesen Sie im kostenlosen Ratgeber Internet.

Emails ökonomisch anwenden

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Wenn es ein Phänomen gibt, das den Vormarsch des noch immer „neuen“ Mediums Internet verdeutlicht, dann ist es die Email. Ray Tomlinson, US-Amerikanischer Computertechniker, gilt als der Erfinder der Email und des modernen @-Zeichens, denn er war der erste Mensch, der eine Email versandte. Heute gehen täglich Milliarden Emails um den Globus und die Email-Sprache hat sich mit dieser Zahl und mit den Jahren stark entwickelt. Doch viele verschwenden auch Zeit, indem sie die Email falsch anwenden.

Die Deutsche Bundespost reagiert dieser Tage mit einem neuen Produkt namens E-Post-Brief auf den Trend, der immer mehr Menschen sich weg vom klassischen Brief und hin zur modernen Email wenden lässt. Auch die meisten Personalchefs wünschen Email-Bewerbungen, die Papier-Mappe aus alten Tagen ist nicht mehr up-to-date. Der Stromverbrauch, den die weltweit versandten Emails beanspruchen ist bereits bemerkenswert hoch.

Klar, dass sich in den Jahren immer mehr Trends innerhalb des Trends herausgestellt haben, etwa im Bereich der schriftlichen Kommunikation. Die Email brachte Emoticons hervor, man kann mit ihr Anhänge verschicken und – der sicherlich – größte Vorteil: sie ist schnell. Doch es gibt auch Negativ-Trends: International agierende Konzerne haben festgestellt, dass ihre Mitarbeiter teilweise mehr als eine Stunde am Tag damit verbringen, Emails zu bearbeiten. Das liegt oft daran, dass die meisten Emittenten nicht auf den Punkt kommen und der Rezipient einer Email sich durch einen Wust sinnloser Inhalte kämpfen muss.

Es gibt daher Lehrgänge und Kurse zum Thema – Kurzfassen, Wesentliches kommunizieren und so effektiv Arbeitszeit sparen, auf Seiten des Absenders und des Empfängers. Denn aufs ganze Geschäftsjahr gesehen sind 60 oder mehr Minuten am Tag, nur für die Bearbeitung von ineffizienten oder gar unwichtigen Emails, eine veritable volkswirtschaftliche Hausnummer! So gilt für den Absender: Kein zu weites Ausholen, des Pudels Kern kommunizieren. Für den Empfänger gilt ebenso etwas Besonderes: Während der Arbeitszeit Freiräume für die Arbeit schaffen, zwischen all den Emails. Manche Unternehmen haben sogar bereits email-freie Tage eingeführt.

Ob Ray Tomlinson sich je hätte träumen lassen, was er da losgetreten hatte?